Droplink (bestand opvragen/ontvangen)

Gewijzigd op Zo, 1 Aug, 2021 om 2:12 PM

Wat is een Droplink?

Soms wil je een bestand van iemand anders ontvangen. Dit doe je veilig via SecuDoc, door de ontvanger een Droplink te sturen. De ontvanger krijgt per e-mail een link naar een uploadportaal. Door hier de bestanden in te slepen en op Verzenden te drukken, worden de bestanden per SecuDoc-overdracht naar jou als verzender van de Droplink gestuurd. Dit gebeurt middels een e-mail met een veilige downloadlink.

Een Droplink versturen

1 Klik op Nieuwe Droplink

Kies in het Dashboard voor Nieuwe Droplink

2 Kies een onderwerp voor je Droplink

Vul een onderwerp in voor de herkenbaarheid van de Droplink voor jou en je ontvanger. Deze verschijnt in de e-mail en het downloadportaal voor de ontvanger, en in het audit trail. Kies optioneel een ander verzendprofiel bij Verzenden als.

3 Kies het type Droplink
Kies voor een geadresseerde Droplink als je een uploadverzoek naar één of meerdere contacten wil sturen waarvan je namen en e-mailadressen hebt, of kies voor Link genereren wanneer je een algemene, openbaar toegankelijke link wil aanmaken die je op een webpagina of in een mailing kan gebruiken. In dit hulpartikel behandelen we alleen Geadresseerd.

4 Kies ontvangers

Vul hier de namen en e-mailadressen van de ontvangers in (minimaal 1 persoon, geen maximum) en klik op toevoegen.

5 Extra ontvangers toevoegen (optioneel)

Wil je dat - nadat je ontvanger de bestanden heeft geupload - deze bestanden ook naar één of meerdere anderen worden gestuurd, bijvoorbeeld een collega of een afdeling die deze moet verwerken? Zet dan Extra ontvangers bij terugkeer aan en vul hier één of meerdere extra ontvangers toe.

6 Voer een bericht in (optioneel)

Met deze functie kan je een begeleidend schrijven toevoegen die met de Droplink wordt meegestuurd (zowel in de mail als in het uploadportaal zichtbaar).

7 Kies geavanceerde instellingen (optioneel)

Door op Geavanceerde opties te klikken komen extra mogelijkheden beschikbaar. Hier kunnen zaken worden ingesteld zoals:

of een Droplink direct wordt uitgestuurd of op een bepaalde datum (Verzenddatum)
hoe lang een Droplink na verzending geldig blijft (na verloop kan de ontvanger geen bestanden meer uploaden) (Geldig tot)
of de Droplink wordt gesloten na het uploaden van bestanden en drukken op Verzenden, of de Droplink meerdere malen kan worden gebruikt om bestanden te uploaden naar de verzender (Herbruikbare droplink)
welke extra beveiliging nodig is om de Droplink te openen en bestanden te uploaden (Tweestapsverificatie)
of zowel jij als de ontvanger een herinnering krijgen één dag voordat de Overdracht dreigt te verlopen (Herinneringen)
of je als verzender na het uploaden door de andere partij de bestanden die geupload zijn direct kan downloaden na het openen van de link in de e-mail, of je nog een extra (als standaard op je account ingestelde) verificatiestap moet doorlopen om de bestanden te kunnen downloaden (Tweestapsverificatie bij terugkeer)

8 Klik op Opslaan en verzenden

Door de klikken op Opslaan en verzenden (of Opslaan en agenderen bij een geagendeerd verstuurde Droplink) wordt de Droplink vrijwel direct uitgestuurd.

Na het verzenden verschijnt automatisch een samenvatting van de Droplink. In dit scherm is naast de instellingen per ontvanger te zien:

of de Droplink is uitgestuurd (normaliter wordt dit direct uitgestuurd, op drukke momenten kan dit tot max. 5 minuten duren, en geagendeerde Droplinks worden pas uitgestuurd op de geselecteerde datum)
of de e-mail met de veilige uploadlink is geopend/gelezen door de ontvanger (deze functie werkt met een conversiepixel en werkt dus alleen wanneer de ontvanger de afbeeldingen van de e-mail download, op bepaalde platformen zoals iOS (iPhone) wordt dit altijd gedaan)
of de bestanden zijn geupload door de ontvanger
of de geuploade bestanden zijn gedownload door jou als verzender van de Droplink