Overdracht (bestand versturen)

Gewijzigd op Vr, 15 Apr, 2022 om 1:35 PM

Wat is een Overdracht?

Met een Overdracht stuur je AVG-proof 1 of meerdere bestanden naar 1 of meerdere ontvangers. De ontvanger(s) krijgt per e-mail een veilige downloadlink (optioneel beveiligd met een tweestapsverificatie). De ontvanger kan deze downloadlink openen en wordt doorgestuurd naar onze gateway. Wanneer tweestapsverificatie voor downloaden is ingesteld dient de ontvanger zichzelf eerst te verifiëren alvorens het bestand kan worden gedownload.

Een Overdracht versturen

1 Klik in het dashboard op Nieuwe Overdracht

2 Vul het onderwerp van de overdracht in

Het onderwerp wordt weergegeven in de e-mail van de ontvanger en in de audit trail voor de herkenbaarheid van de Overdracht.

Optioneel: Kies een ander verzendprofiel bij "Verzenden als" wanneer je deze vanuit een andere merknaam wilt versturen.

3 Upload je bestanden

Je kan je bestanden (individueel of per map) in het scherm slepen vanuit je Windows Verkenner of Apple Finder, op Bladeren klikken of op "Selecteer een map" klikken.

Het uploaden begint direct na het selecteren van bestanden. Je kan ondertussen gewoon verder met het kiezen van contactpersonen en andere instellingen, het uploaden gaat op de achtergrond gewoon door.

4 Kies je ontvangers

Vul hier de namen en e-mailadressen van de ontvangers in (minimaal 1 persoon, geen maximum) en klik op toevoegen.

Heb je al eens eerder een bestand naar iemand verstuurd? De persoon verschijnt automatisch in een suggestieveld waardoor deze direct te selecteren is. Is een persoon nieuw? Er verschijnt een nieuw dialoog waarin je de contactinformatie eventueel aan kunt vullen:

5 Voer een bericht in (optioneel)

Met deze functie kan je een begeleidend schrijven toevoegen die met de Droplink wordt meegestuurd (zowel in de mail als in het uploadportaal zichtbaar).

6 Kies geavanceerde instellingen (optioneel)

Door op Geavanceerde opties te klikken komen extra mogelijkheden beschikbaar. Hier kunnen zaken worden ingesteld zoals:

of een Overdracht direct wordt uitgestuurd of op een bepaalde datum (Verzenddatum)
hoe lang een Overdracht na verzending geldig blijft (en hoe lang de bestanden dus beschikbaar blijven tot ze worden verwijderd) (Geldig tot)
hoe vaak een Overdracht mag worden gedownload per ontvanger (Downloadlimiet)
welke extra beveiliging nodig is om de overdracht te downloaden (Tweestapsverificatie)
of de ontvanger een handtekening moet plaatsen om te bevestigen dat hij/zij de overdracht aanneemt/download (Handtekening voor ontvangst)
of jij als verzender een notificatie krijgt wanneer de ontvanger de Overdracht succesvol heeft gedownload (Notificatie bij ontvangst)
of zowel jij als de ontvanger een herinnering krijgen één dag voordat de Overdracht dreigt te verlopen (Herinneringen)

7 Klik op Opslaan en verzenden

Door de klikken op Opslaan en verzenden (of Opslaan en agenderen bij een geagendeerd verstuurde overdracht) wordt de overdracht vrijwel direct uitgestuurd.

Na het verzenden verschijnt automatisch een samenvatting van de Overdracht. In dit scherm is naast de instellingen per ontvanger te zien:

of de Overdracht is uitgestuurd (normaliter wordt dit direct uitgestuurd, op drukke momenten kan dit tot max. 5 minuten duren, en geagendeerde Overdrachten worden pas uitgestuurd op de geselecteerde datum)
of de e-mail met de veilige downloadlink is geopend/gelezen door de ontvanger (deze functie werkt met een conversiepixel en werkt dus alleen wanneer de ontvanger de afbeeldingen van de e-mail download, op bepaalde platformen zoals iOS (iPhone) wordt dit altijd gedaan)
of de bestanden zijn gedownload door de ontvanger

Een Overdracht ontvangen

Je overdracht is nu verzonden. De ontvanger krijgt een e-mail met daarin een downloadlink. Je krijgt nu te zien hoe de ontvanger de overdracht ontvangt.

8 De opmaak van de ontvangen overdracht

De klant ontvangt de verzonden overdracht in zijn of haar eigen mail inbox. Hier kan de ontvanger klikken op ''overdracht downloaden''.

9 Het bestand downloaden

Wanneer de ontvanger op de knop ''overdracht downloaden'' heeft gedrukt komt hij of zij in dit scherm terecht:

Er is in dit voorbeeld gekozen voor tweestapsverificatie via e-mail voor downloaden. Dit betekent dat de ontvanger een verificatiecode ontvangt in zijn e-mail.

10 Tweestapsverificatie voor downloaden

De ontvanger ontvangt dus een tweestapsverificatie via de e-mail. Dit ziet er als volgt uit:

De ontvanger kan de code kopiëren of handmatig overtypen (of opschrijven o.i.d.).

11 Het bestand veilig downloaden voor de ontvanger

De ontvanger moet handmatig weer terug naar het zojuist geopende scherm (het scherm bij 9 ''Het bestand downloaden'') gaan. Hier kan de ontvanger de code invoeren.

De overdracht is nu succesvol verstuurd en ontvangen!

Mochten er problemen zijn tijdens het versturen of ontvangen van een overdracht? Laat het ons dan weten via een nieuw supportticket via deze pagina.