Uw eigen (Office 365) mailserver koppelen aan SecuDoc

Standaard worden e-mails uit SecuDoc (bijv. met veilige downloadlink of verificatiecode) verstuurd via ons facilitaire e-mailadres: transfer@secudoc.app. Helaas belanden deze bij sommige ontvangers in de spam. Indien u normaliter geen spamproblemen heeft met sturen van mails vanuit uw eigen Office 365, kunt u SecuDoc koppelen aan uw eigen mailserver om de afleverbetrouwbaarheid te verhogen en vertrouwen bij uw ontvangers te vergroten. Om ervoor te zorgen dat u SecuDoc kunt gebruiken met uw eigen uitgaande Office 365 mailserver gebruikt u onderstaande handleiding.

Office 365

1. Zorg er eerst voor dat u uw domeinnaam succesvol gekoppeld hebt.
2. Maak indien nodig een facilitair e-mailadres aan in het beheersysteem van mailaccounts voor uit uitsturen van e-mail, bijv. transfer@uwdomeinnaam.nl.
3. Log in op de Exchange Online omgeving (https://admin.exchange.microsoft.com/) met beheerrechten.
4. Klik op Mail flow > Connectors > Add a connector
   
5. Kies in het volgende scherm voor "Your organization's email server" en druk op Next.
   
6. Geef de connector een naam. We adviseren "SecuDoc In" maar als u een andere naam wilt gebruiken die duidelijker is dan kunt u deze hier instellen.
   
7. Authentiseer de sent mail configuratie door te kiezen voor de eerste optie ("By verifying that subject name on the certificate...") en voer het domein in dat u eerder heeft geconfigureerd (bijv. secudoc.uworganisatie.nl).
   
8. Bevestig de configuratie. U heeft de SecuDoc Inbound connector succesvol toegevoegd.
   Let op; het kan tot 10 minuten duren voordat de inbound connector operationeel is. Als het niet gelijk werkt adviseren wij u om het later vanaf stap 8 opnieuw te proberen. 

9. Ga als beheerder in SecuDoc naar Instellingen > E-mailinstellingen. 

   
   
   

10. Schakel "Gebruik eigen mailserver" in.
11. Open "Geavanceerde instellingen" en kies hier desgewenst het te gebruiken facilitaire e-mailadres (het afzendadres dat gebruikt wordt voor o.a. verificatiecodes, bijvoorbeeld transfer@uwdomeinnaam.nl). Kies voor "Gebruik e-mailadres afzender" om waar mogelijk het persoonlijke e-mailadres van de betreffende user te gebruiken als zender in plaats van het reeds ingevoerde facilitaire e-mailadres. Laat "E-mails signeren" uitstaan.
    
12. Nadat u op “Opslaan” heeft gedrukt, worden uw instellingen gecontroleerd. Wanneer uw Inbound

    Connector en SecuDoc instellingen goed zijn geconfigureerd, krijgt u de melding “Uw mailserver is

    ingesteld”. Controleer of u een testbericht van SecuDoc heeft ontvangen in uw Outlook mailbox.

    Slagen niet alle tests? Controleer dan in Exchange of uw Inbound Connector goed is ingesteld of

    probeer het later opnieuw.

13. Het kan zijn dat na controle het SPF-record nog niet juist ingesteld staat. Voeg de gevraagde SPF-instellingen toe aan uw SPF-records en gebruik de controle na een uur opnieuw.

Exchange of legacy mailserver

1. Zorg er eerst voor dat u uw domeinnaam succesvol gekoppeld hebt.
2. Maak indien nodig een e-mailadres aan in het beheersysteem van mailaccounts voor uit uitsturen van e-mail, bijv. transfer@uwdomeinnaam.nl. Alle mails van uw SecuDoc-omgeving worden via dit e-mailadres verzonden.
3. Ga naar het tabblad E-mailinstellingen en schakel "Gebruik eigen mailserver" in.
   
4. Vul gebruikersnaam, wachtwoord en de juiste serverinstellingen in.
5. Het kan zijn dat na controle het SPF-record nog niet juist ingesteld staat. Voeg de gevraagde SPF-instellingen toe aan uw SPF-records en gebruik de controle na een uur opnieuw.