Koppelen van uw eigen domeinnaam

Inleiding

Het koppelen van uw SecuDoc-omgeving aan de domeinnaam van uw organisatie biedt verschillende voordelen:

• Het straalt vertrouwen uit richting uw klanten en medewerkers om SecuDoc vanaf uw eigen domeinnaam aan te bieden, bijvoorbeeld https://secudoc.bedrijfsnaam.nl/ (met huisstijl en logo van uw organisatie).
• Het vermindert de kans dat uw mail door mailsystemen worden aangezien als phishingmail of spam.
• Het reserveert uw domein voor SecuDoc zodat collega's niet per ongeluk een andere account voor uw organisatie aan kunnen maken.
• Het prepareert uw SecuDoc-omgeving voor koppeling aan Veilig Mailen, Active Directory of Mail Integration.

Het koppelen van uw domeinnaam is eenvoudig om zelf te doen als u toegang heeft tot de DNS-instellingen van uw domeinnaam en beheertoegang heeft tot uw SecuDoc-omgeving. Tijdens het koppelen wordt automatisch een SSL-certificaat aan het nieuwe subdomein gekoppeld als extra beveiligingsmiddel.

Voorbereiding

Om snel aan de slag te kunnen is het handig dat u de volgende zaken voorbereid:

1. Zorg ervoor dat u toegang heeft tot de DNS-instellingen van uw domeinnaam. Heeft u geen ervaring met het doorvoeren van DNS-instellingen? Vraag dan een IT-professional om deze instellingen door te voeren.
2. Indien u later ook met Active Directory wilt koppelen: zorg ervoor dat de domeinnaam die u koppelt als eerste domeinnaam ook de hoofddomeinnaam is van uw Office-tenant.

1. DNS-instellingen doorvoeren

U dient eerst DNS-instellingen door te voeren op de te koppelen domeinnaam. Log hiervoor in op het portaal van uw DNS-hostingprovider (vaak de organisatie waar de domeinnaam is ingekocht) en voeg de volgende regel toe (een zogenaamd CNAME-record). Heeft u geen toegang hiertoe? Stuur onderstaande tabel door naar uw IT-professional met de vraag om deze door te voeren.

Let op; bij sommige DNS-tools is het niet nodig om een punt (.) achter de waarde te plaatsen, in dat geval wordt het "default.secudoc.nl".

Voorbeeld: TransIP DNS-tool

Het kan tot max. 24 uur duren tot de DNS-instelling is doorgevoerd en vanuit SecuDoc te benaderen is. In de regel is het subdomein binnen 5 minuten koppelbaar.

2. De domeinnaam koppelen in SecuDoc

Stap 1: Log als beheerder in op uw SecuDoc-omgeving.

Stap 2: Ga naar Instellingen > Domeinnaam.

Stap 3: Schakel "Gebruik eigen domeinnaam" in. Er verschijnt nu extra informatie en een invoerveld.

Stap 4: Voer de ingestelde domeinnaam in, bijv. "secudoc.uworganisatie.nl" (zonder https://) en druk op Opslaan.

Stap 5: De domeinnaam wordt gevalideerd op juiste DNS-instellingen, er wordt een SSL-certificaat gekoppeld en de domeinnaam wordt vervolgens aan uw SecuDoc-omgeving gekoppeld.

Scherm dat verschijnt na succesvolle koppeling met domeinnaam:

Nu uw domeinnaam is gekoppeld, is het volgende van toepassing:

1. U kunt vanaf nu inloggen via het nieuwe subdomein, bijvoorbeeld https://secudoc.uworganisatie.nl.
2. Alle beveiligde downloadlinks van mails die u stuurt verwijzen vanaf nu naar uw domeinnaam, bijv. https://secudoc.uworganisatie.nl/gateway/overdrachtnummer
3. Het is niet meer mogelijk om een nieuwe SecuDoc-organisatieaccount te registreren op uw domeinnaam omdat deze in gebruik is voor uw organisatie (van toepassing in grote organisaties).

Lukt het niet om de koppeling te maken omdat uw domein niet voorbij de check "Domein valideren" komt? De DNS-instellingen zijn dan nog niet doorgevoerd of kloppen niet. Controleer of de DNS-instellingen succesvol zijn doorgevoerd door vanuit een terminal-scherm (bijv. de Windows Opdrachtprompt) een ping-commando uit te voeren naar default.secudoc.nl en het door uw gekozen domein (bijv. "ping secudoc.uworganisatie.nl)". Komen de IP-adressen niet overeen? Dan kloppen uw DNS-instellingen waarschijnlijk niet of dient u nog even te wachten tot de instellingen succesvol zijn doorgevoerd bij uw DNS-hostingprovider. Neem contact op met uw DNS-hostingprovider voor meer ondersteuning.