Deze handleiding is bedoelt voor Office 365 beheerders van ontvangende partijen waar mailaflevering gegarandeerd dient te zijn, en waarbij de verzendende partij niet de eigen mailserver/domeinnaam gebruikt om uit te mailen maar het facilitaire mailadres transfer@secudoc.nl. 

Inleiding

Als beheerder van een Office 365-omgeving, bent u de sleutelfiguur in het waarborgen van een soepele en veilige e-mailcommunicatie binnen uw organisatie. Het kan voorkomen dat belangrijke e-mails, die volgens de verzender (in dit geval volgens SecuDoc) correct zijn verzonden en bij uw mailserver zijn afgeleverd, toch niet zichtbaar zijn voor de eindgebruikers. Dit kan diverse oorzaken hebben zoals strikte configuratie-instellingen, overactieve spamfilters, of specifieke business rules die bepaalde e-mails tegenhouden of vertragen.

Deze handleiding is speciaal ontworpen om u, de Office 365-beheerder, stapsgewijs te begeleiden bij het diagnosticeren en oplossen van dergelijke incidenten. We beginnen met het controleren van de quarantainemap, een veelvoorkomende plaats waar e-mails kunnen eindigen als ze door de beveiligingssystemen als verdacht worden gemarkeerd. Mocht de e-mail daar niet gevonden worden, dan leiden we u door het proces van het opzoeken van de mailontvangst in de maillogs van Exchange. Deze stappen zullen u helpen te verifiëren dat de communicatie zoals bedoeld functioneert en dat geen belangrijke informatie onopgemerkt blijft binnen uw organisatie.

De quarantaine map controleren en items vrijgeven

1. Log in op Microsoft Defender beheer
   • Ga naar https://security.microsoft.com/quarantine
   • Log in met uw beheerdersaccount.
2. Zoek naar de quarantaine e-mails
   • Gebruik de zoekfilters om te zoeken naar specifieke e-mails. U kunt filteren op datum, afzender (bijv. transfer@secudoc.app), en de reden van quarantaine.
   • Als alternatief, als u de exacte details kent, kunt u direct zoeken op onderwerpregels, afzender of ontvanger.
3. De mail als veilig aanmerken
   • Selecteer alle mails van SecuDoc die in quarantaine staan, druk op de puntjes met 'Meer' en kies voor 'Ter beoordeling indienen'
     
   • Selecteer 'Ik heb bevestigd dat het schoon is' en kies Volgende.
     
   • Kies voor 'Dit bericht toestaan' en selecteer '45 dagen na de datum van laatste gebruik' en eef evt. als notitie 'False positive'.
     
   • Druk op Verzenden en na doorvoer op Gereed.
4. Quarantaine-mails vrijgeven
   • Selecteer een vrij te geven mail en kies de optie 'Release'/'Vrijgeven' om de e-mail door te sturen naar de inbox van de ontvanger.
     
5. Licht de gebruiker in
   • Om misverstanden te voorkomen, licht de gebruiker in over uw bevindingen en de genomen acties.

Afleveringslogboek raadplegen

Als een e-mail niet in de quarantainemap van Microsoft Purview staat, kunt u de afleveringslogboeken van Exchange Online raadplegen om te controleren of en waar een bericht is afgeleverd. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het zoeken naar een bericht in de afleveringslogs:

1. Toegang tot Exchange Admin Center (EAC):
   • Open uw webbrowser en navigeer naar het Exchange Admin Center (EAC) via https://admin.exchange.microsoft.com.
   • Log in met uw beheerdersaccount.
2. Ga naar de Mail Flow sectie:
   • In het linker menu van EAC, selecteer 'Mail flow'.
   • Kies 'Message trace' binnen de 'Mail flow' sectie.
3. Configureren van de berichttrace:
   • Stel de zoekparameters in. U kunt filteren op:
     • Afzender: Voer het e-mailadres van de SecuDoc afzender in.
     • Ontvanger: Voer het e-mailadres van de beoogde ontvanger in.
     • Datum bereik: Kies het relevante datumbereik waarin het bericht verstuurd zou zijn.
     • Leveringsstatus: Kies de optie om alle berichtstatussen weer te geven om een uitgebreid overzicht te krijgen.
4. Start de Berichttrace:
   • Klik op 'Search' om de berichttrace te starten.
   • De resultaten tonen de afleveringsstatus van e-mails die overeenkomen met uw zoekcriteria.
5. Analyseer de Resultaten:
   • Wanneer de zoekresultaten verschijnen, kunt u de details van de afzonderlijke berichten bekijken.
   • U zoekt naar statussen zoals 'Delivered', 'Failed', of 'Deferred' die u meer vertellen over wat er met de e-mail is gebeurd.
6. Neem Verdere Actie Indien Nodig:
   • Als een bericht als 'Failed' of 'Deferred' wordt gemarkeerd, kunt u verder onderzoek doen naar de oorzaak van het probleem.
   • Als de e-mail succesvol is afgeleverd, maar niet bij de gebruiker is aangekomen, controleer dan de inbox-regels van de gebruiker en andere filteringsopties zoals spam of junk folders.
7. Licht de gebruiker in
   • Om misverstanden te voorkomen, licht de gebruiker in over uw bevindingen en de genomen acties.